¿Sueles facturar a la Administración? Si es así, seguro que estás acostumbrado a las facturas electrónicas. En caso contrario, es conveniente que empieces a conocer cómo funcionan, van a ser el día a día en un futuro cercano.
1. Facturar a la Administración en España
¿Has oído hablar de FACe? Es el punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado español. Las autoridades de nuestro país han apostado firmemente por este modelo de facturación. Desde el 1 de enero de 2021, todas las empresas tienen la obligación de tramitar electrónicamente sus cobros.
Los especialistas le asocian múltiples ventajas. Facturar a la Administración de este modo permite:
- Mejorar la eficiencia.
- Disminuir los costes.
- Optimizar la gestión de las facturas comerciales.
- Favorecer la sostenibilidad, al evitar la impresión en papel.
2. ¿Qué son las facturas electrónicas?
Son documentos digitales que tienen la misma validez que las facturas elaboradas en papel. De hecho, cuentan con los mismos requisitos y condiciones legales. La única diferencia es el canal donde se crean y emiten. En vez del papel tradicional, utilizan archivos electrónicos.
Su transmisión se realiza a través de las redes de comunicación electrónica. Por supuesto, sigue siendo necesario archivarlas y conservarlas durante el plazo definido por la ley. Sin embargo, su conservación al ser en formato digital no se ve afectada por factores físicos, permitiendo que su archivo sea más ágil, económico y sostenible.
3. Quién está obligado a usar las facturas electrónicas
En la actualidad, solo han de hacerlo aquellas empresas que deben facturar a la Administración pública. Es decir, debes usarla si trabajas con:
- El Estado.
- Las comunidades autónomas.
- Las entidades locales.
- Cualquier otro organismo de titularidad pública.
Independientemente de si eres autónomo, pyme o una macroempresa, estás obligado a emitir facturas electrónicas en todos los casos anteriores.
4. ¿Qué es FACe?
Para optimizar y simplificar la gestión de facturas electrónicas entre sus organismos, instituciones y departamentos, el Estado español utiliza FACe. Se trata de un lugar único al que se presentan todos estos archivos digitales. Esto, desde luego, es favorable para la agilidad y la comodidad de los proveedores.
Se trata de una plataforma online que admite la presentación de e-facturas a cualquier órgano institucional de la Administración. FACe acepta un formato conocido como Facturae y, además de presentarlas, te permite consultar en qué estado de tramitación se encuentran.
5. Cómo trabajar con esta plataforma única
Mediante Internet, puedes enviar tus facturas a este Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de dos modos:
- Accediendo a su portal web. Es posible remitirlas de modo manual o automatizado.
- Desde tu servicio de facturación electrónica compatible con él, que las enviará automáticamente.
Un aspecto funcional significativo es que, en cuanto envías tu factura, el sistema lo apunta como registro electrónico administrativo y le asigna un asiento registral.
El sistema, en síntesis, facilita cuatro acciones básicas relacionadas con tus facturas electrónicas de este tipo:
- Crear la factura.
- Enviarla.
- Consultar en qué estado se encuentra.
- Solicitar su anulación.
6. El futuro de las facturas electrónicas en España
Como sucede ante toda novedad, el inmovilismo ante el cambio es una reacción habitual. Rechazamos las innovaciones al principio, sobre todo cuando afectan a nuestra empresa y amenazan con robarnos tiempo. Pero, en realidad son herramientas y procedimientos que simplifican mucho nuestra actividad. Si no has facturado así nunca, no te preocupes, te acostumbrarás rápidamente.
En cualquier caso, es importante habituarte. El Plan de Transformación Digital del Gobierno de España está muy centrado en esta idea. En poco tiempo, todos estaremos obligados a facturar siempre así.
La justificación de esta idea se apoya en criterios de transparencia y eficiencia. Es un signo de modernidad y, sin duda, facilita la reducción de las gestiones administrativas. Las empresas, a su vez, abaratan costes, ahorran tiempo y gestiones y simplifican sus procesos de contabilidad.
Además, el control tributario resultará mucho más exhaustivo, inmediato y riguroso en cuanto este sistema esté totalmente implantado.
La planificación gubernamental ya ha marcado dos fechas claves:
- Octubre de 2023. Todas las empresas que facturen más de 8 millones de euros deberán emitir siempre facturas electrónicas.
- Octubre de 2025. Misma obligatoriedad para todas las empresas por debajo de ese importe.
Como ves, facturar a la Administración electrónicamente es la antesala de una realidad imparable que afectará a todas las empresas. ¿Necesitas asesoramiento financiero o económico al respecto? Te esperamos en WorkCapital.
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